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Retour sur le forum PHP 2024
Revivez les moments forts du Forum PHP 2024 avec l'AFUP ! Découvrez l'avenir du PHP et les innovations qui feront la différence.
Jira ? Clickup ? Trello ? Zoho project ? Je ne sais pas vous, mais j’ai l'impression qu’à chaque fois que je rencontre un nouveau client, je découvre un nouvel outil de gestion de projet … Alors lequel choisir ? Comment permettre aux équipes d'effectuer un travail plus efficace ? Il doit permettre une bonne communication, une bonne visibilité sur l'avancée du projet,et une planification pour anticiper les besoins, et les calendriers.
Cet article vous permettra, je l’espère, de trouver (enfin !) chaussure à votre pied.
Je suis certaine que nous sommes nombreux à avoir passé un temps non mesurable sur les comparateurs de site de gestion de projet.
Il en existe une multitude et choisir le plus efficace peut vite s’apparenter à trouver l’origine d’un bug sans messages d'erreurs explicites.
Avant toute chose, je vous conseille de prendre le temps de délimiter le champ des besoins.
Une fois que vous aurez répondu à ces différentes questions, vous pourrez définir votre besoin particulier à savoir :
Cette première gestion est la plus complète possible, c’est-à-dire que le chef de projet va devoir superviser différents éléments conjointement :
Il s’agit là de :
Dans tous les cas, il sera nécessaire de tester plusieurs solutions sur différents projets pour trouver la perle rare.
En matière de logiciels de gestion de projet, on distingue les logiciels en mode Saas et en mode local. Les logiciels en mode SaaS se caractérisent par leur accessibilité, quel que soit l’endroit où on se trouve. Il est disponible sur internet. Ils sont dits « externalisés ». En effet, ils ne sont pas installés sur le serveur de l’entreprise, ce qui veut dire que vos informations sont gardées sur un autre serveur. On y a accès avec un abonnement, ce qui va engendrer des coûts de licence. Les mises à jour se font de manière automatique, mais elles ne peuvent pas fonctionner sans connexion.
Pour les logiciels de gestion de projet en mode local par contre, vos informations sont simplement hébergées sur le serveur de l’entreprise.
Il faut noter également qu’il est possible d’avoir les deux versions.
Le logiciel de gestion de projet doit permettre la collaboration entre les membres de l'équipe et les parties prenantes. Les personnes doivent pouvoir accéder en même temps au système et y apporter des modifications.
Il doit permettre le partage et le stockage de documents, afin que vous disposiez d'un référentiel de connaissances pour vos projets.
Suivi et rapport sur les coûts et échéance annoncée, surveillance des dépassements potentiels.
Rapports et tableaux de bord personnalisables pour produire des rapports en temps réel. Vous devez pouvoir filtrer et formater en fonction des critères qui vous importent.
Si le système est trop complexe, votre équipe ne voudra pas l'utiliser, vous devez trouver un outil qui soit adopté par votre équipe, au risque de ne pas les voir l’utiliser. Il faut trouver l’outil dans lequel la barrière à l’entrée est la plus faible possible.
Il est important de pouvoir créer et personnaliser des modèles afin de ne pas avoir à repartir de zéro pour chaque projet et activité. Vous gagnez ainsi en efficacité, et automatisez votre travail de chefferie de projet. Cela rend aussi votre Onboarding de projet plus simple, lisible et efficace.
Le système doit pouvoir déclencher des alertes ou des avertissements lorsque les choses déraillent, par exemple lorsqu'une activité prend du retard. Soit par une notification, soit par un voyant sur le projet/ la tache.
Le temps de travail réel devra faire l'objet d'un suivi dans le système pour contrôler l'état d'avancement et gérer à la fois les coûts de main-d'œuvre et les ressources. Les outils les plus poussés pourront même vous proposer une certaine rentabilité, après avoir configuré vos coûts RH et coûts fixes.
Le logiciel doit être suffisamment souple pour s'adapter aux différents projets et processus de votre organisation. C’est toujours plus sympa, quand vous pouvez glisser votre icône, votre charte graphique, et vos termes d’organisation ;) .
Parlons un peu de notre expérience : Chez Efficience IT nous avons commencé avec Trello, bien que très intuitif, nous avons vite ressenti les limites des fonctionnalités en fonction de nos besoins.
Notamment le manque d’interaction entre les tableaux ainsi que le suivi “temps” qui amène à être amélioré. Cependant, cela reste un outil très bien pensé et simple d’utilisation.
Nous avons donc décidé de tester Clickup, moins connu à ce moment-là, nous étions curieux de découvrir tout ce qu’il pouvait proposer.
Limitation de projets et de fichiers joints dans la version gratuite.
Nous avons également eu l’occasion de travailler sur un projet qui utilisait Jira, certainement l’outil le plus connu pour les équipes de développement agile.
De multiples vues sont disponibles. Des accès rapides pour le temps, les notes, les rappels…Les filtres permettent d’afficher rapidement les priorités. Une personnalisation à l’infini.
Un peu trop technique pour les néophytes ; une formation est sans nul doute nécessaire pour ceux qui veulent utiliser cet outil dans ses moindres détails.
Vous l’aurez donc compris, trouver le meilleur outil de gestion de projet n’est pas chose facile et il vous faudra y consacrer un peu de temps. Gardez cependant en tête les éléments les plus importants :
Après plusieurs semaines de test avec Clickup c’est finalement cet outil que nous avons choisi. Son côté ludique mais pour autant sérieux, sa simplicité de prise en main et sa connexion avec Slack a conquis toute l'équipe (et moi la première).
Et si jamais vous avez besoin de conseils ou de retour d’expérience, n’hésitez pas à nous contacter, c’est par ICI.
